Rejestr instytucji kultury, dla których organizatorem jest gmina miejska Kowary, prowadzony jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru kultury.

1. Rejestr instytucji kultury jest prowadzony w postaci elektronicznej.
2. Niezależnie od prowadzonego rejestru, dla każdej instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę rejestrową.
3. Zmiany wpisu w rejestrze dokonuje się z urzędu albo na wniosek dyrektora instytucji kultury lub osoby przez niego upoważnionej.
   a) wniosek o dokonanie zmiany wpisu w rejestrze składa się w postaci papierowej, w jednym egzemplarzu, albo w postaci elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005r.    
       o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014, poz.1114 z późn.zm.),
   b) do wniosku dołącza się dokumenty stanowiące podstawę dokonania zmiany wpisu w rejestrze.
4. Dane zawarte w rejestrze udostępnia się przez: otwarty dostęp do zawartości rejestru, w tym publikację w Biuletynie Informacji Publicznej organizatora, wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej.
5. Organizator prowadzący rejestr instytucji kultury wydaje urzędowo poświadczony odpis każdemu, kto zwróci się z wnioskiem o jego wydanie.
6. Odpis z rejestru instytucji kultury może być pełny lub skrócony.
   a) odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów dokonanych w księdze rejestrowej,
   b) odpis skrócony zawiera treść aktualnych wpisów dokonanych w rejestrze.
7. Odpis przesyła się wnioskodawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, na adres wskazany we wniosku, przesyłką poleconą lub przekazuje się osobiście wnioskodawcy albo osobie przez niego upoważnionej, za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
8. Odpis może być przesłany również w postaci dokumentu elektronicznego.